Document Management Systeem

Digitaliseer je bedrijfsprocessen DocuWare

Een Document Management Systeem klasseert documenten automatisch op basis van jouw criteria, ongeacht de bron of het type. Dankzij digitale en gecentraliseerde documentenarchieven kan je op een eenvoudige en veilige manier al jouw documenten opslaan, delen en beheren. Zowel papieren als elektronische documenten. Archiveer correspondentie, dossiers, e-mails en MS Office-bestanden daarom met behulp van DocuWare.

Waarom een Document Management Systeem?

De hoeveelheid informatie die jouw organisatie beheert neemt snel toe. Zonder een efficiënt Document Management Systeem (DMS) wordt al deze info (facturen, betalingen, e-mails...) opgeslagen op verschillende plaatsen en systemen. De gegevens zijn hierdoor moeilijk toegankelijk en het vergt vaak veel werk en tijd om ze op te zoeken. In de digitale wereld van vandaag is informatie overal en altijd beschikbaar. Daarom is het belangrijk voor succesvolle organisaties om zich te onderscheiden van concurrenten. Dat kan door de documentenstroom te optimaliseren zodat werknemers zich volop kunnen focussen op de essentie van hun taken.

DocuWare_Intelligent-indexing_OCR

Archiveer anders

DocuWare biedt jouw organisatie geautomatiseerde en zelflerende tekst- of veldherkenning. Het systeem stelt zelf trefwoorden voor die de gebruikers vervolgens kunnen bevestigen of wijzigen (herkenning op een factuur). Dit heeftmeerdere voordelen:

  • Klasseer jouw documenten automatisch
  • Archiveer dankzij performante tekstherkenning (OCR en veldherkenning/indexatie)
  • Koppel je mail aan DocuWare
  • Integreer je copiers en scanners

Digitaliseer je bedrijfsprocessen

DocuWare is niet alleen een informatieplatform en een stabiel archiveringssysteem. Het biedt ook een strategische basis om jouw processen beter te controleren. Dankzij de workflowmogelijkheden kan je verschillende bedrijfsprocessen digitaal verwerken. Laat het doorgeven van papieren documenten tussen bakjes en afdelingen in het verleden. Alle stappen in de verwerking worden daarnaast automatisch gevolgd en zijn zichtbaar in elke fase van de procesketen.

docuware_graphic_workflow_en-1500x630

De taken gekoppeld aan een document gaan van de ene verantwoordelijke naar de andere en kunnen ook gelijktijdig worden verwerkt. Voor elke taak kan je precies aangeven wat er moet gebeuren.

Integreer een DMS in jouw ERP voor nog meer productiviteit

De DocuWare-oplossingen kunnen zonder probleem worden geïntegreerd in jouw informatiesystemen, zodat je optimaal gebruik kan maken van de vele DMS-mogelijkheden.

Kiezen voor DocuWare betekent:

  1. Efficiëntere workflows: Wanneer de juiste gegevens toegankelijk zijn in enkele muisklikken, kunnen ze in luttele seconden worden verstuurd naar tal van personen, zelfs in verschillende afdelingen.
  2. Meer flexibiliteit: Dankzij DocuWare vergroot je jouw flexibiliteit en snelheid. Twee essentiële aspecten om je onderneming uit te bouwen en de concurrentie voor te blijven.
  3. Minder risico’s voor de onderneming: Een volledig digitale werkomgeving zorgt niet alleen voor extra productiviteit, maar ook voor meer controle en traceerbaarheid. Op die manier daalt het risico dat documenten verloren gaan. Het DMS beschermt uiteraard vertrouwelijke informatie, zoals dossiers van medewerkers.
  4. Optimaliseer je financiële processen: De boekhoudafdeling werkt doeltreffender voor het innen van jouw facturen dankzij de toegang tot alle nodige gegevens. De info is meteen beschikbaar om de verwerkingstijd van dossiers te beperken.
  5. Overal toegankelijk: DocuWare kan je vanop verschillende apparaten raadplegen. De directie heeft bovendien steeds een totaalbeeld van de belangrijkste taken ongeacht waar ze zich bevinden.

Meer informatie over DocuWare

Wil je een demonstratie of meer weten van DocuWare? Neem dan contact met ons op en wij kijken samen met jou naar de ideale oplossing voor jouw specifieke situatie. Vervolgens stellen we graag een vrijblijvende offerte voor je op.

docuware-cover01

Bekijk ons aanbod van kwalitatieve en gebruiksvriendelijke printers

Scroll naar top